Dasar Manajemen Penetapan Tujuan

1. PENDAHULUAN

1.1 Pengantar

• Salah satu tanggung jawab utama dari manajer adalah menunjuk arah yang harus ditempuh organisasi dimasa depan dan bagaimana mengarahkan organisasi kesana.

• Di sejumlah organisasi, khususnya yang berskala kecil, perencanaan bersifat informal. Di organisasi lain, para manajernya mengikuti kerangka kerja perencanaan yang terstruktur rapi. Perusahaan menentukan sebuah misi dasar dan mengembangkan tujuan formal serta rencana strategis untuk melaksanakannya.

• Di bab ini, kita akan membahas proses perencanaan dan memerhatikan bagaimana manajer mengembangkan rencana efektif yang dapat berkembang dan disesuaikan untuk memenuhi kondisi baru. Perhatian khusus diberikan pada penentuan tujuan, karena untuk inilah perencanaan dilakukan. Kemudian, rencana apa saja yang dapat digunakan manajer untuk membantu organisasi meraih tujuan-tujuan yang telah dipelajari, dengan perhatian khusus pada perencanaan manajemen krisis. Dan terakhir, kita akan mempelajari pendekatan baru dalam perencanaan yang menitikberatkan pada keterlibatan karyawan, pelanggan, mitra kerja, dan para pemegang kepentingan lainnya dalam pemikiran strategis dan pelaksanaan.

 

1.2 Tujuan

• Mendefinisikan dan menjelaskan pendahuluan pada bab penentuan tujuan

• Mendefinisikan tujuan dan rencana serta menjelaskan kaitan kedua hal tersebut.

• Menjelaskan konsep misi dan visi organisasi dan bagaimana pengaruhnya terhadap penentuan tujuan dan perencanaan.

• Mendefinisikan karakteristik dari tujuan yang efektif.

• Mendeskripsikan jenis-jenis tujuan organisasi yang harus dimiliki perusahaan dan mengapa tujuan tersebut membentuk sebuah hirarki.

• Mendeskripsikan empat langkah penting dalam proses management by objectives (MBO).

 

2. GAMBARAN TUJUAN DAN RENCANA

• Tujuan dan rencana telah menjadi konsep umum di masyarakat kita. Suatu tujuan (goal) adalah keadaan yang diharapkan dimasa depan yang berusaha direalisasikan organisasi. Tujuan ini penting sifatnya karena organisasi didirikan untuk maksud tertentu dan tujuan dibuat untuk mendefinisikan dan menyatakan maksud tersebut. Suatu rencana (plan) merupakan cetak biru (blueprint) dari pencapaian tujuan dan merinci alokasi sumberdaya, jadwal, tugas, dan tindakan lain yang dibutuhkan. Tujuan menggambarkan akhir dari masa depan; rencana menggambarkan perangkat atau alat saat ini. Kata perencanaan (planning) umumnya menggabungkan kedua definisi tersebut; yang berarti penentuan tujuan organisasi dan pendefisian perangkat untuk meraih hal tersebut. 

                      

3. TUJUAN ORGANISASI

3.1 Misi Organisasi

• Pernyataan misi (mission statement) yang formal merupakan penjelasan yang dinyatakan secara umum tentang skala usaha dan operasi yang membedakan organisasi dengan organisasi lain di bidang yang sama. Isi dari pernyataan misi sering berfokus pada pasar dan pelanggan serta mengidentifikasikan usaha dibidang yang diinginkan. Sejumlah pernyataan misi menggambarkan karakteristik perusahaan, seperti nilai perusahaan, kualitas produk yang dihasilkan, fasilitas lokasi, dan perilaku terhadap karyawan.

• Sebelum organisasi menentukan tujuan-tujuan, terlebih dulu harus menetapkan misi atau maksud organisasi. Misis adalah suatu pernyataan umum dan abadi tentang maksud organisasi. Misi suatu organisasi adalah maksud khas (unik) dan mendasar yang membedakan organisasi dari organisasi-organisasi lainnya dan mengidentifikasikan ruang lingkup operasi dalam hal produk dan pasar. Misi merupakan perwujudan dasar filsafat para pembuat keputusan strategic perusahaan, mencerminkan konsep diri perusahaan, serta menunjukkan bidang-bidang produk atau jasa pokok dan kebutuhan-kebutuhan langganan utama yang akan dipuaskan perusahaan. Secara singkat, misi menggambarkan bidang-bidang produk, pasar dan teknologi yang ditekankan perusahaan, dimana hal ini mencerminkan nilai-nilai dan berbagai prioritas dari para pembuat keputusan strategic. Misi organisasi juga menunjukkan fungsi yang hendak dijalankannya dalam system social atau ekonomi tertentu.

                     

Faktor-faktor yang mempengaruhi proses penetapan tujuan strategic.

 

3.2 visi/tujuan Resmi Organisasi

• Tujuan organisasi merupakan pernyataan tentang keadaan atau situasi yang tidak terdapat sekarang tetapi dimaksudkan untuk dicapai diwaktu yang akan datang melalui kegiatan-kegiatan organisasi. Jadi dua unsure penting tujuan adalah 1) hasil-hasil akhir yang diinginkan diwaktu mendatang dengan mana 2) usaha-usaha atau kegiatan-kegiatan sekarang diarahkan. Tujuan-tujuan ini dapat berupa tujuan umum atau khusus, tujuan akhir, ataupun tujuan antara.

• Tujuan umum, atau sering disebut tujuan strategic secara operational tidak dapat berfungsi sebelum dijabarkan terlebih dahulu kedalam tujuan-tujuan khusus yang lebih terperinci sesuai dengan jenjang manajemen, sehingga membentuk suatu hirarki tujuan. Tujuan-tujuan khusus, meskipun secara fungsional berdiri sendiri, secara operational terangkai didalam suatu jaringan kegiatan yang memiliki arah sama yaitu memberikan pedoman pencapaian tujuan organisasi.

• Pernyataan umum yang menjelaskan arah organisasi ingin melangkah dimasa depan disebut tujuan strategis (strategic goal). Pernyataan ini lebih mengarah keorganisasi secara menyeluruh dan bukan menunjuk pada divisi atau departemen tertentu. Tujuan strategis sering disebut tujuan resmi, karena merupakan maksud dari apa yang ingin dicapai organisasi.

 

4. FUNGSI TUJUAN ORGANISASI

Konsep tujuan organisasi dipandang secara luas mempunyai beberapa fungsi penting yang bervariasi menurut waktu dan keadaan. Berbagai fungsi tujuan antara lain sebagai berikut:

• Pedoman bagi kegiatan. Melalui penggambaran hasil-hasil akhir diwaktu yang akan datang, tujuan berfungsi sebagai pedoman bagi kegiatan pengarahan dan penyaluran usaha-usaha dan kegiatan-kegiatan para anggota organisasi. Dalam hal ini, fungsi tujuan memberikan arah dan pemusatan kegiatan organisasi mengenai apa yang “harus” dan “harus tidak” dilakukan.

• Sumber Legitimasi. Tujuan juga merupakan sumber legitimasi bagi suatu organisasi melalui pembenaran kegiatan-kegiatannya, dan disamping itu, keberadaannya dikalangan kelompok-kelompok seperti pelanggan, politikus, karyawan, pemegang saham, dan masyarakat pada umumnya. Pengakuan atas legitimasi ini akan meningkatkan kemampuan organisasi untuk mendapatkan berbagai sumberdaya dan dukungan dari lingkunagn disekitarnya.

• Standar pelaksanaan. Bila tujuan dinyatakan secara jelas dan dipahami, hal ini akan memberikan standar langsung bagi penilaian pelaksanaan kegiatan (prestasi) organisasi. Setelah organisasi menetapkan tujuan-tujuan dalam bidang-bidang yang dapat dikuantifikasikan seperti penjualan, posisi pasar, atau laba, derajat kesuksesan yang dicapai dapat dengan mudah diukur.

• Sumber motivasi. Tujuan organisasi dapat berfungsi sebagai sumber motivasi dan identifikasi karyawan yang penting. Dalam kenyataannya, tujuan organisasi sering memberikan insentif bagi para anggota. Phenomena ini tampak paling jelas dalam organisasi yang menawarkan bonus bagi pencapaian tingkat penjualan tertentu, dan sebagainya, yang dikaitkan secara langsung dengan laba tahunan. Contoh lain, dalam organisasi olahraga professional (bahkan amatir), status dan prestise sebagai anggota tim juara hamper selalu menjadi sumber motivasi kuat.

• Dasar rasional pengorganisasian. Dinyatakan secara sederhana, tujuan organisasi merupakan suatu dasar perancangan organisasi. Tujuan organisasi dan struktur organisasi berinteraksi dalam kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk pencapaian tujuan, pola penggunaan sumberdaya, implementasi berbagai unsure perancangan organisasi: pola komunikasi, mekanisme pengawasan, departementalisasi, dan sebagainya.

 

5. KRITERIA TUJUAN YANG EFEKTIF

• Spesifik dan terukur (specific and measurable). Jika memungkinkan, tujuan harus ditampilkan dalam bentuk kuantitatif, misalnya meningkatkan keuntungan 2%, mengurangi kerusakan produk sebanyak 1 %, atau meningkatkan peringkat rata-rata efektivitas guru dar 3,5 menjadi 3,7.

• Menyentuh area penting (cover key result areas). Tujuan tidak dapat disusun untuk setiap aspek perilaku karyawan atau kinerja organisasi; maka angka yang tertera jelas tidak berarti lagi. Manajer diharapkan mengidentifikasi sejumlah area penting- mungkin hingga empat atau lima departemen di organisasi atau pekerjaan. Area penting merupakan kegiatan yang memberi kontribusi terbanyak bagi kinerja perusahaan. Banyak perusahaan menggunakan pendekatan berimbang untuk penentuan tujuannya.

• Menantang namun tetap realistis (challenging but realistic). Tujuan seharusnya bersifat menantang namun tidak sulit untuk dicapai dengan akal sehat. Seorang manajer yang baru saja direkrut menemukan bahwa stafnya harus bekerja sebanyak 100 jam tiap minggu untuk mencapai semua yang diharapkan dari mereka. Jika tujuan bersifat tidak realistis, maka karyawan akan menuju kegagalan dan akan menurunkan moral karyawan. Namun, jika tujuan terlalu mudah, karyawan tidak akan merasa termotivasi. Tujuan yang direntangkan merupakan tujuan yang sangat ambisius namun tetap realistis sehingga menantang karyawan untuk mencapai standar.

• Jangka waktu yang jelas (defined time period). Tujuan harus merinci jangka waktu pencapaian. Jangka waktu merupakan tenggat yang menyatakan tanggal tujuan tersebut dicapai. Sebuah tujuan yang berisi peluncuran intranet.

• Dikaitkan dengan kompensasi (linked to rewards). Dampak akhir dari tujuan tergantung dari sejauh mana gaji mengalami peningkatan, promosi, dan penghargaan yang didasarkan pada pencapaian tujuan. Siapa saja yang mencapai tujuan harus diberi penghargaan. Penghargaan member arti dan kaitan dengan tujuan serta membantu karyawan berkomitmen untuk untuk mencapainya. Kegagalan dalam mencapai tujuan sering kali disebabkan oleh faktor diluar karyawan.

 

6. MANAJEMEN BY OBJECTIVE (MBO)

Management by Objectives (MBO) adalah metode yang digunakan manajer dan karyawan untuk menjelaskan tujuan dari setiap departemen, proyek dan orang serta menggunakannya untuk mengawasi kinerja berkelanjutan. Bentuk langkah-langkah dari proses MBO ada empat kegiatan utama harus ada agar pelaksanaan MBO dapat berhasil.

• Menetapkan tujuan (set goal). Ini merupakan langkah yang sulit dalam MBO. Penetapkan tujuan melibatkan karyawan ditiap tingkatan dan memandang kegiatan harian jauh kedepan untuk menjawab pertanyaan “apa yang coba kita raih?” tujuan yang baik seharusnya konkret dan realistis, memberikan target yang spesifik dan jangka waktu tertentu, serta memerlukan tanggung jawab. Tujuan dapat bersifat kuantitatif atau kualitatif, tergantung apakah hasilnya terukur.

• Mengembangkan rencana pelaksanaan (develop action plan). Sebuah rencana pelaksanaan menjelaskan arah tindakan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang ditentukan. Rencana pelaksanaan disusun untuk individu sekaligus departemen.

• Meninjau kemajuan yang dicapai (review progress). Kemajuan secara periodic adalah hal penting untuk menjamin rencana pelaksanaan dijalankan dengan baik. Pemeriksaan ini dapat dilakukan secara informal antara manajer dengan bawahan, dimana organisasi dapat melakukan pemeriksaan tiap tiga, enam, atau Sembilan bulan dalam satu tahun. Pemeriksaan periodic ini membuat manajer dan karyawan memerhatikan apakah mereka berbeda dalam target atau tindakan korektif yang diperlukan. Manajer dan karyawan seharusnya tidak terbatas pada perilaku yang telah ditentukan sebelumnya dan harus melakukan langkah apa pun yang diperlukan untuk menghasilkan sesuatu yang berarti. Hal utama dari MBO adalah mencapai tujuan. Rencana pelaksanaan dapat diubah kapanpun jika tujuan tidak tercapai.

• Penghargaan atas kinerja keseluruhan (appraise overall performance). Langkah akhir dari MBO adalah secara cermat mengevaluasi apakah tujuan tahunan telah dicapai oleh individu maupun departemen. Keberhasilan atau kegagalan dalam mencapai tujuan dapat menjadi bagian dari system penilaian kinerja dan arah dari kenaikan penghasilan dan penghargaan lainnya. Penghargaan atas kinerja departemen dan perusahaan secara keseluruhan menentukan tujuan untuk tahun berikutnya. Siklus MBO akan berulang dalam basis tahunan.

• MBO sulit didefinisikan, banyak organisasi mempergunakannya dengan cara-cara yang berbeda dan untuk alasan-alasan yang berbeda pula. Secara umum esensi system MBO terletak pada penetapan tujuan-tujuan umum oleh para manajer dan bawahan yang bekerja bersama, penentuan bidang tanggung jawab utama setiap individu yang dirumuskan secara jelas dalam bentuk hasil-hasil (sasaran-sasaran) dapat diukur yang diharapkan, dan penggunaan ukuran-ukuran tersebut sebagai pedoman pengoperasian satuan-satuan kerja serta penilaian sumbangan masing-masing anggota.

• Dalam MBO perencanaan efektif tergantung pada penentuan tujuan setiap manajer yang diterapkan terutama sebagai fungsinya dalam organisasi. Setiap tujuan manajer juga harus menyumbang kepada tujuan manajemen yang lebih tinggi dan perusahaan sebagai keseluruhan. Drucker mengemukakan bahwa setiap manajer harus menetapkan tujuan-tujuan mereka sendiri, atau paling tidak, ikut aktif dalam proses penetapan tujuan. Disamping itu, para manajer setiap tingkatan seharusnya berpartisipasi dalam penetapan tujuan pada tingkat lebih tinggi. Dengan cara ini, para manajer akan memahami lebih baik tujuan-tujuan perusahaan yang lebih luas dan hubungan tujuan khusus mereka sendiri dengan gambaran perusahaan keseluruhan.

 

PENULIS

Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP

Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si

Dosen Fpik Universitas Brawijaya

 

EDITOR

Gery Purnomo Aji Sutrisno

Fpik Universitas Brawijaya Angkatan 2015

 

REFERENSI

Daft, L. Richard. 2008. Managemen. Salemba empat. Jakarta.

Handoko,T.Hani. 2003. Manajemen. BPFE. Yogyakarta.

 

PROPAGASI

A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)

 

B. Pertanyaan (Evaluasi mandiri)

1. Sebutkan apa saja pesan-pesan dan manfaat penting yang ditujukan untuk pihak internal dan eksternal dalam organisasi?

2. Ada 5 fungsi tujuan didalam suatu organisasi, sebutkan dan jelaskan!

3. Jika menjadi seorang manajer perusahaan perikanan skala menengah, apakah anda menggunakan MBO? Jika iya, beri contoh tujuan yang anda susun untuk para manajer dan agen penjualan produk!

4. Apakah karakteristik tujuan yang efektif? Apakah lebih baik untuk tidak memiliki tujuan sama sekali daripada memiliki tujuan yang tidak memenuhi criteria ini?

5. Bagaimana perencanaan dapat berubah dilingkungan baru?

 

C. QUIZ -mutiple choice (Evaluasi)

 

D. PROYEK (Eksplorasi entrepreneurship, penerapan topic bahasan pada dunia nyata)

Share :