Dasar Manajemen Dasar-Dasar Pengorganisasian

1. PENDAHULUAN

1.1 Pengantar

• Pengorganisasian merupakan fungsi manajemen berkaitan dengan penentuan dan pengelompokan tugas ke dalam departemen, serta alokasi sumber daya ke dalam departemen.

• Pengorganisasian umumnya dilakukan setelah perencanaan dan mencerminkan bagaimana perusahaan mencoba untuk mencapai rencananya.

• Manajemen menjadi begitu penting karena organisasi juga sangat penting.

• Bagian lain dari definisi manajemen yang kita gunakan adalah pencapaian tujuan organisasi dengan cara yang efisien dan efektif.

• Berdasarkan definisi manajemen yang kita gunakan, Efektifitas (effectiveness) organisasi adalah sejauh mana organisasi mencapai tujuan yang telah ditentukan. Ini berarti bahwa organisasi berhasil dalam mencapai apa yang diusahakannya.

• Efisiensi (efficiency) organisasi mengacu pada jumlah sumberdaya yang digunakan untuk mencapai tujuan. Dalam suatu industri ini berdasarkan pada seberapa banyak bahan mentah, uang, dan orang yang diperlukan untuk memproduksi sejumlah produksi.

• Dalam masyarakat industri di mana terdapat dominasi teknologi yang kompleks, organisasi membawa pengetahuan, orang dan bahan mentah secara bersama-sama untuk melakukan suatu tugas yang tidak dapat dikerjakan sendiri oleh individu.

• Organisasi tersebar didalam masyarakat kita. Dan mahasiswa juga berhubungan dengan organisasi setiap harinya.

1.2 Tujuan

Penguasaan materi dalam modul ini, yang dirancang sebagai dasar-dasar pengorganisasian, akan dapat

• Menjelaskan pengertian organisasi, bagaimana membentuk suatu struktur organisasi, dan bagaimana bagan organisasi formal

• Menjelaskan bagaimana departementalisasi

2. PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

• Istilah pengorganisasian mempunyai bermacam-macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini:

1. Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif sumber daya-sumber daya keuangan, phisik, bahan baku, dan tenaga kerja organisasi.

2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya, di mana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk mengawasi anggota-anggota kelompok.

3. Hubungan-hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugas dan para karyawan.

4. Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut.

• Pengorganisasian merupakan suatu proses merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur sereta membagi tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien. Proses pengorganisasian dapat ditunjukkan dengan tiga langkah prosedur berikut ini:

1. Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan, atau terlalu ringan sehingga ada waktu menganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3. Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisasi menjaga perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak-efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

• Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses, akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuannya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian, yaitu: 1) pembagian kerja, 2) departementalisasi (atau sering disebut dengan istilah departementasi), 3) bagan organisasi formal, 4) rantai perintah dan kesatuan perintah, 5) tingkat-tingkat hirarki manajemen, 6) saluran komunikasi, 7) penggunaan komite, 8) rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tak dapat dihindarkan.

3. STRUKTUR ORGANISASI

• Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan-hubungan di antara fungsi-fungsi, bagian-bagian atau posisi-posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukan, tugas wewenang dan tanggung jawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja, standardisasi, koordinasi, sentralisasi atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran (ukuran) satuan kerja.

• Adapun faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

1. Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. Pada hubungan strategi dan struktur organisasi dalam studinya pada perusahaan-perusahaan industri di Amerika, pada dasarnya menyimpulkan bahwa “struktur mengikuti strategi”. Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat dipengaruhi strategi, sehingga bila strategi berubah maka struktur organisasi juga berubah.

2. Teknologi yang digunakan. Perbedaan teknologi yang digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

3. Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi. Kemampuan dan cara berpikir para anggota, serta kebutuhan mereka untuk bekerjasama harus diperhatikan dalam merancang struktur organisasi. Kebutuhan manajer dalam pembuatan keputusan juga akan mempengaruhi saluran komunikasi, wewenang dan hubungan di antara satuan-satuan kerja pada rancangan struktur organisasi. Di samping itu, orang-orang di luar organisasi, seperti pelanggan, supplier, dan sebagainya perlu dipertimbangkan dalam penyusunan struktur.

4. Ukuran organisasi. Besarnya organisasi secara keseluruhan maupun satuan-satuan kerjanya akan sangat mempengaruhi struktur organisasi. Semakin besar ukuran organisasi, struktur organisasi akan semakin kompleks, dan harus dipilih bentuk sturktur yang tepat.

• Sedangkan unsur-unsur struktur organisasi terdiri dari:

1. Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja (departementalisasi)

2. Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3. Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

4. Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi (letak) kekuasaan pembuatan keputusan.

5. Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja.

4. BAGAN ORGANISASI

• Struktur organisasi adalah terlalu kompleks untuk disajikan secara verbal. Manajer perlu menggambarkan bagan organisasi (organization chart) untuk menunjukkan struktur organisasi. Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi, departemen-departemen, atau posisi-posisi organisasi dan menujukkan bagaimana hubungan diantaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak, di mana dihubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.

• Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi, yang secara singkat dapat diuraikan sebagai berikut:

1. Pembagian kerja. Setiap kotak menunjukkan individu atau suatu organisasi mana yang bertanggung jawab untuk kegiatan organisasi tertentu, dan tingkat spesialisasi yang digunakan.

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah. Rantai perintah menunjukkan hubungan wewenang-tanggung jawab yang menhubungakan atasan dan bawahan dalam keseluruhan organisasi. Oleh karena itu, setiap anggota organisasi mempunyai suatu kaitan dengan manajer puncak organisasi. Dalam hal ini prinsip kesatuan perintah harus jelas, di mana setiap karyawan menerima tugas dan pelimpahan wewenang hanya dari seorang manajer dan melaporkan pertanggung jawaban juga hanya kepada seorang manajer.

3. Tipe pekerjaan yang dileksanakan. Label dan deskripsi pada tiap kotak menunjukkan pekerjaan organisasional atau bidang tanggung jawab yang berbeda.

4. Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan. Keseluruhan bagan menunjukkan atas dasar apa kegiatan-kegiatan organisasi dibagi dasar fungsional atau divisional, atau lainnya (departementalisasi).

5. Tingkatan manajemen. Suatu bagan tidak hanya menunjukkan manajer dan bawahan tetapi juga keseluruhan hirarki manajer.

Gambar 1. Rantai Perintah

• Henry G. Hodges dalam Handoko (2000), mengemukaan empat bentuk bagan organisasi, yaitu:

1. Bantuk piramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan, karena sederhana, jelas dan mudah dimengerti.

2. Bentuk vertikal. Bentuk vertikal agak menyerupai bentuk piramid, yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, hanya bagan vertikal berwujud tegak sepenuhnya.

3. Bentuk horizontal. bagan ini digambarkan secara mendatar. Aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

4. Bentuk lingkatan. Bagan ini menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain. Bagan bentuk lingkaran jarang sekali digunakan dalam praktek.

5. DEPARTEMENTALISASI

• Karakteristik dasar lainnya dari struktur organisasi adalah departementalisasi (departementalization), yang merupakan basis pengelompokan posisi dalam departemen dan departemen ke dalam organisasi secara total.

• Ada lima pendekatan dari desain struktural yang menggambarkan kegunaan yang berbeda dari rantai komando dalam departementalisasi.

• Pendekatan fungsional, divisional, dan matriks merupakan pendekatan tradisional yang mengandalkan rantai komando untuk menjelaskan pengelompokan departemental dan hubungan pelaporan sepanjang hierarki. Dua pendekatan kontemporer adalah kegunaan kelompok dan jaringan. Selain itu, pendekatan yang lebih baru seperti kelompok, jaringan, dan organisasi virtual telah muncul untuk memenuhi kebutuhan yang berubah dari organisasi berbasis pengetahuan di tengah lingkungan usaha yang terus mengarah ke tungkat global.

5.1 Pendekatan Fungsional Vertikal

• Struktural Fungsional (functional structure) merupakan pengelompokan posisi kedalam departemen berdasarkan kemampuan, keahlian, dan kegunaan sumber daya.

• Struktur fungsional dapat dianggap sebagai departementalisasi sumber daya organisasi, karena tiap jenis aktivitas fungsional-SDM, teknik, produksi-menggambarkan sumber daya khusus untuk melakukan tugas organisasi.

• Orang dan fasilitas menggambarkan sumber daya organnisasi umum yang dikelompokkan dalam satu departemen.

• Struktur fungsional adalah desain vertikal yang kuat. Informasi mengalir keatas dan kebawah sepanjang hierarki vertikal, dan rantai komando berkumpul di tingkat atas organisasi.

• Pada struktur fungsional, setiap orang di departemen umumnya berkomunikasi dengan pihak lain di departemen yang sama untuk mengkoordinasi pekerjaan dan meyelesaikan tugas atau mengimplementasi keputusan yang dialirkan pada heirarki dari manajer tingkat atas. Manajer dan karyawan mampu untuk saling menggantikan karena pelatihan dan keahlian yang hampir sama. Umumnya terdapat peraturan dan prosedur yang mengatur kewajiban dan tanggungjawab tiap karyawan di tingkat heirarki yang lebih rendah menerima hak yang dimiliki atasannya untuk membuat keputusan dan mengeluarkan perintah.

• Berikut ini adalah gambaran dari Struktur Fungsional Vertikal:

5.2 Pendekatan Divisional

• Struktur Divisional (divisional structure) timbul saat departemen dikelompokkan bersama berdasarkan hasil organisasi.

• Divisi ini disebut dengan struktur produk, struktur program, atau struktur unit tersendiri. Initinya departemen yang berlainan dikumpulkan bersama untuk menghasilkan hasil akhir organisasi, entah itu berupa produk, program, atau layanan bagi seorang palnggan.

• Pada struktur divisional rantai komando dari setiap fungsi berkumpul di tingkatan lebih rendah pada heirarki. Struktur divisional ini apabila terjadi perbedaan pendapat di setiap divisi akan diselesaikan pada setiap tingkat divisional dan bukan oleh presiden direktur. Jadi struktur devisional mendukung desentralisasi.

• Pengambilan keputusan didorong ke bawah setidaknya satu tingkat pada heirarki, membebaskan presiden direktur dan manajer tingkat atas lainnya untuk melakukan perencanaan strategis.

• Berikut ini ialah gambaran dari Struktur Divisional:

5.3 Pendekatan Matriks

• Pendekatan Matriks (matrix approach) mengombinasikan kedua aspek fungsional dan divisional secara simultan di bagian yang sama dalam organisasi.

• Struktur matriks ini berkembang sebagai cara untuk meningkatkan koordinasi horizontal dan pembagian informasi. Salah satu fitur unik dari matrik ini adalah kepemilikan lini wewenang ganda.

• Wewenang heirarki fungsional berjalan secara vertikal dan wewenang heirarki berjalan secara horizontal. Seperti hasil dari struktur ganda ini, sejumlah karyawan sesungguhnya melaporkan pada dua supervisor secara simultan.

• Keberhasilan struktur matriks bergantung pada kemampuan tiap orang di perankan matriks kunci. Karyawan dua-atasan (two-boss employees), mereka karyawan yang bertanggung jawab pada dua orang supervisor secara silmutan, atasan matriks (matrix boss) adalah atasan produk atau fungsional yang bertanggung jawab atas salah satu sisi matriks, dan pemimpin teratas (top leader) yang mengawasi rantai komando produk dan fungsional yang bertanggung jawab menjaga keseimbangan kekuatan antara dua sisi matriks.

• Berikut ini ialah gambaran dari Struktur Matriks:

5.4 Pendekatan Tim

• Tren yang mungkin paling sering digunakan dalam departementalisasi adalah usaha perusahaan untuk mengaplikasikan konsep kelompok.

• Struktur berdasarkan tim (team-based structure) merupakan struktur di mana keseluruhan organisasi dibentuk berdasarkan tim yang mengoorganisasi pekerjaan mereka dan bekerja langsung dengan pelanggan untuk mencapai tujuan organisasi.

• Ada dua cara untuk memikirkan bagaimana menggunakan kelompok dalam organisasi yaitu: Tim lintas fungsional (cross-functional team) terdiri atas karyawan dari departemen fungsional yang beragam yang bertanggung jawab sebagai sebuah kelompok dan menyelesaikan masalah bersama, umunya anggota kelompok masih bertanggung jawab kepada departemen fungsional mereka, namun juga bertanggung jawab pada kelompok, yang salah satu anggota dari mereka merupakan pimpinannya. Tim permanan (permanent team) merupakan sekelompok karyawan partisipan dari sejumlah fungsi yang secara permanen dikumpulkan bersala pada departemen formal, yang ditugaskan untuk permasalahan yang terus berlangsung dari kepentingan yang sama.

5.5 Pendekatan Jaringan

• Pendekatan terbaru dari departementalisasi melebihi gagasan koordinasi horizontal dan kolaborasi melewati batas organisasi. Struktur jaringan (network approach) merupakan struktur perusahaah yang dilakukan pengontrakan kembali sebagaian besar fungsi utamanya untuk memisahkan perusahaan dan pengoordanisasian kegiatan mereka dari sebuah kantor pusat organisasi yang kecil.

• Organisasi dapat dipandang sebagai saluran sentral yang dikelilingi oleh jaringan yang berisi spesialis di luar.

• Ide yang mendasari jaringan adalah sebuah perusahaan dapat berkonsentrasi pada apa yang dilakukannya dengan sangat baik dan mengontrakkan kegiatan yang lain ke perusahaan yang memiliki kompetensi khusus di bidang tersebut.

• Pendekatan yang hampir sama dengan jaringan disebut pendekatan modular (modular approach), dimana sebuah perusahaan manufaktur menggunakan pemasok dari luar untuk menyediakan separuh bagian dari produk, yang kemudian akan dirakit menjadi produk akhir oleh pekerja.

• Kelebihan dan kekurangan Struktur Jaringan adalah sebagai berikut:

5.6 Pendekatan Organisasi Virtual

• Di industri yang berbeda, organisasi yang memilki heirarki terintegrasi secara vertikal memberi cara untuk saling berhubungan secara longgar di antara sekelompok perusahaan dengan batas yang dapat ditembus.

• Perluasan dari pendekatan jaringan ini adalah organisasi virtual (virtual orgabization), yang merupakan organisasi virtual yang memiliki sedikit karyawan penuh waktu, merekrut spesialis dari luar hanya untuk sementara waktu dengan tujuan menyelesaikan proyek khusus, kemudian berpisah ketika tujuan telah dicapai.

• Perusahaan menggunakan pendekatan virtual untuk mengumpulkan bakat dan energi dari orang terbaik untuk sebuah pekerjaan tertentu, dan tidak berusaha mengembangkan kemampuan tersebut dari dalam.

• Dalam penggunaan organisasi virtual ini umumnya ada kelompok virtual yang mempunyai wewenang penuh untuk mengambil keputusan dan tindakan di tengah batasan dan tujuan yang belum terdefinisikan. Selain itu, kelompok tersebut yang melakukan sendiri pengawasan dan kontrol atas kinerja dan perilaku anggota.

• Kelebihan dan kekurangan Struktur Matriks adalah sebagai berikut: