Dasar Manajemen Komunikasi

1. PENDAHULUAN

1.1 Pengantar

Komunikasi yang efektif adalah sangat diperlukan dalam sebuah organisasi. Komunikasi merupakan proses untuk mencapai fungsi perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan dapat dijalankan dengan efektif. Manajer dalam menjalankan fungsi manajemen akan menghabiskan sebagian besar waktu mereka untuk komunikasi yang efektif. Proses komunikasi ini memungkinkan manajer untuk menjalankan tugasnya dengan baik.

1.2 Tujuan

Tujuan dari modul ini adalah : a. Menjelaskan mengapa komunikasi penting bagi manajemen efektif b. Menjelaskan bagaimana manajer menggunakan komunikasi untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain c. Menjelaskan bagaimana saluran komunikasi mempengaruhi kualitas komunikasi d. Menjelaskan bagaimana bentuk komunikasi organisasioanl formal dan informal e. Mendeskripsikan hambatan-hamabatan komunikasi organisasional dan mengusulkan cara-cara untuk menghindari atau mengatasi hambatan-hamabtan tersebut

2. Komunikasi dan Pekerjaan Manajer

Manajer menghabiskan 80 persen dalam setiap hari keraj untuk melakukan komunikasi langsung dengan orang lain guna mengumpulkan informasi penting dari luar dan dalam organisasi dan kemudian mendistribusikan informasi yang tepat untuk orang lain yang membutuhkannya. Dalam menjalankan fungsi-fungsi perencanaan, mengumpulkan informasi, menulis surat, memo, dan laporan den menemui manajer lain untuk menjelaskan suatu rencana seorang manajer pasti melakukan proses komunikasi. Ketika manajer memimpin, manajer berkomunikasi untuk berbagi visi tentang masa depan organisasi dan memotivasi para karyawan untuk membantu mencapainya.

2.1. Pengertian Komunikasi

Komunikasi (communication) adalah proses dimana informasi ditukar dan dipahami oleh dua orang atau lebih, biasanya dengan maksud memotivasi atau mempengaruhi perilaku. Komunikasi juga berarti proses pemindahan pengertian dalam bentuk gagasan atau informasi madri seseorang ke orang lain. Komunikasi sebagai suatu proses dimana orang-orang bermaksud memberikan pengertian-pengertian melalui pengiriman berita secara simbolis, dapat menghubungkan para anggota berbagai berbagai satuan organisasi yang berbeda dan bidang yang berbeda pula sehingga sering disbut rantai pertukaran informasi. Konsep komunikasi secara umum yaitu suatu kegiatan untuk membuat seseorang mengerti, suatu sarana pengaliran informasi, dan suatu sistem bagi terjalinnya komunikasi diantara individu-individu.

2.2. Proses Komunikasi

Proses komunikasi mebutuhkan minimal dua elemen yaitu : a. Pengirim : orang yang ingin menyampaikan ide atau konsep kepada orang lain mencari informasi, atau mengungkapkan pemikiran atau emosi b. Penerima : orang kepada siapa pesan tersebut dikirimkan. Pengirim memberikan encode yaitu ide dengan memilih simbol-simbol yang digunakan sebagai pesan. Pesan adalah perumusan nyata dari ide yang dikirimkan untuk penerima. Sedangkan decode adalah menerjemahkan simbol-simbol untuk menginterpretasikan arti pesan tersebut. Umpan balik merupakan respons oleh penerima terhadap komunkasi dari pengirim. Secara umum proses komunikasi dapat dilihat dari gambar berikut:

Gambar Model Komunikasi

3. Berkomunikasi diantara Orang

Dalam berkomunikasi dengan orang lain harus menguasai cara berkomunikasi efektif. Komunikasi dapat terjadi kegagalan apabila pengirim dan penerima tidak mengenkode atau mendekodekan bahasa dengan cara yang sama. Faktor yang menyebabakan kegagalan komunikasi antara lain adanya gangguan komunikasi, keterampilan mendengarkan dari kedua pihak dan perhatian terhadap perilaku nonverbal dapat menentukan apakah pesan nonverbal dapat dibagi. Agar manajer dapat berkomunikasi secara efektif, manager harus mengerti bagaimana faktor-faktor perseorangan seperti salurankomunikasi, perilaku nonverbal, keterampilan mendengarkan, dan berperan dalam meningkatkan atau mengurangi komunikasi.

3.1. Saluran Komunikasi

Saluran yang bisa dipakai manajer dalam berkomunikasi antarmanajer atau dengan karyawan lain yaitu melalui telepon, e-mail, melalui memo atau surat, atau menuliskan sebuah persoalan dalam surat kabar, tergantung sifat pesan tersebut. Saluran yang bisa dipakai manajer dikelompokkan dalam hirarki kekayaan informasi. Kekayaan saluran (channel richness) adalah jumlah informasi yang dapat ditransmisi dalam satu episode komunikasi. Kapasitas saluran informasi ditentukan oleh kempuan menangani banyak isyarat secara serempak, kemampuan memudahkan umpan balik secara cepat, dan kemampuan menentukan fokus pribadi terhadap komunikasi. Medium yang paling kaya adalah melalui diskusi secara langsung karena diskusi memungkinkan adanya pengalaman langsung, banyak isyarat informasi, umpan balik dengans egera, dan fokus pribadi. Hirarki kekayaan saluran selanjutnya yaitu melalui telepon. Meskipun kontak mata, postur, dan isyarat-isyarat bahasa tubuh yang lain tidak ada, suara manusia masih membawa informasi emosional dalam jumlah besar. Manajer harus mengetahui bahwa hirarki saluran memiliki kelebihan dan kelemahan. Oleh karena itu, dalam memilih saluran informasi harus disesuaikan dengan sifat pesan.

3.2. Bujukan Dan Pengaruh

Komunikasi bisa digunakan untuk membujuk dan mempengaruhi orang lain. Manajer menggunakan komunikasi untuk mempropagandakan visi organisasi kepada para karyawan dan mempengaruhi mereka untuk berperilaku sedemikian rupa untuk mencapai visi tersebut. Para manajer berkomunikasi dengan orang lain pada tingkat emosional dengan menggunakan simbol, metafora, dan kisah untuk mengungkapkan pesan mereka sehingga dapat membujuk dan mempengaruhi orang lain. Penggunaan simbol dan kisah juga membantu manajer memahami lingkungan yang berubah cepat dalam cara-cara yang dapat dipahami oleh seluruh anggota organisasi.

3.3. Komunikasi Non Ferbal

Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang merujuk pada pesan yang dikirim lewat tindakan dan perilaku manusia daripada lewat perkataan. Komunikasi nonverbal merepresentasikan porsi besar tehadap pesan-pesan yang kita kirim dan terima. Pesan nonverbal menyampaikan pemikiran dan perasaan kekuatan yang lebih besar dariapada perkataan kita yang dipilih dengan hati-hati karena bahasa tubuh seringkali mengisyaratkan perasaan kita yang sebenarnya denagn sangat mengesankan.

3.4. Mendengarkan

Mendengarkan merupaka salah satu alat komunikasi yang paling penting dalam menghadapi karyawan dan pelanggan. Saat ini sebagian besar informasi mengalir dari bawah ke atas sehingga para manajer sebaiknya mendengarkan. Mendengarkan melibatkan keterampilan menangkap fakta dan perasaan untuk menginterpretasikan arti yang sebenarnya dari pesan tersebut sehingga mendengar mmbutuhkan waktu, energi, adan keterampilan. Seorang pendengar yang baik menemukan area-area yang menarik, fleksibel, berusaha keras untuk mendengarkan, dan menggunakan kkecepatan berpikir untuk meringkas, menimbang, dan mengantisipasi apa yang dikatakan pembicara. Mendengarkan yang baik berarti merubah dan memikirkan diri sendiri menjadi empati terhadap orang laindan kemudian membutuhkan satu tingkat kecerdasan emosional.

4. Komunikasi Organisasional

Komunikasi organisasi biasanya terjadi dalam tiga hitungan arah yaitu ke bawah, ke atas, dan horicontal. Para manajer bertanggung jawab terhadap untuk menentukan dan mempertahankan saluran-saluran komunikasi formal dalam tiga arah ini. Para manajer yang menggunakansaluran-saluran informal yang bebrti mereka keluar dari kantor mereka dan bergaul dengan para karyawan.

4.1. Saluran Komunikasi Formal

Saluran komunikasi formal adalah saluran – saluran yang mengalir dalam rantai komando atau tanggungjawab tugas yang didefinisikan oleh organisasi. Komunikasi kebawah dan keatas merupakan bentuk bentuk utama komunikasi yang digunakan dalam perusahaan-perusahaan paling tradisional dan diorganisasi secara vertikal. Namun dalam lingkungan kerja yang baru lebih menekankan komunikasi horizontal dengan orang-orang yang tidak henti-hentinya berbagi informasi lintas departemen dan tingkat. Aliran komunikasi formal yang paling familier adalah komunikasi ke bawah yang merujuk pada pesan-pesan dan informasi yang dikirim dari manajemen puncak kepada para bawahan dalam arah ke bawah. Komunikasi ke bawah biasanya dirahkan dalam lima topik yaitu: a. Implementasi tujuan dan strategi b. Instruksi pekerjaan dan dasar rasioanal yaitu petunjuk cara mengerjakan tugas tertentu dan bagaiman mengerjakan tugas tersebut berhubungan dengan tugas-tugas organisasioanl yang lain c. Prosedur dan praktek, yaitu pesan-pesan yang mendefinisikan kebijaksanaan, kaidah, peraturan, tunjangan kerja, dan susuna struktural. d. Umpan balik kinerja, yaitu pesan-pesan yang menghargai seberapa baik individu dan departemen dalam dalam melakukan pekerjaan mereka. e. Indoktrinasi, yaitu pesan-pesan yang didesain untuk memotivasi para karyawan supaya menggunakan misi dan nilai budaya perusahaan dan berpartisipasi dalam acara-acara tertentu. Masalah utama komunikasi ke bawah adalah pengurangan, yaitu penyimpangan atau hilangnya isi pesan. Walaupun komunikasi formal merupakan cara ampuh untuk menjangkau karyawan, namun banyak informasi yang hilang setiap kali sebuah pesan diberikan dari satu orang ke orang selanjutnya. Saluran komunikasi ke atas merupakan pesan-pesan yang ditransmisi dari tingkat yang lebih rendah ke tingkat yang lebih tinggi dalam hirarki organisasi. Terdapat lima tipe informasi yang biasa dialkukan dalam komunikasi ke atas yaitu : a. masalah dan pengecualian yaitu mendeskripsikan masalah-masalh serius dan pengecualian-pengecualian rutin guna membuat para manaje senior sadar akan kesulitan-kesulitannya b. Saran perbaikan yaitu pesan yang berisi ide-ide untuk memperbaiki prosedur-prosedur yang berhubungan dengan tugas guna meningktkan kualitas atau efisiensi c. Laporan-laporan kinerja yaitu meliputi laporan periodik yang menginformasikan kepada manajemen tentang bagaimana individu dan departemen bekerja d. Keluhan dan perselisihan yaitu pesan yang berisi keluhan dan konflik karyawan yang menaiki hirarki untuk didengarkan dana mendapat pemecahan yang mungkin. e. Informasi finansial dan akuntansi, yaitu pesan yang menyinggung biaya, jumlah uang ya g diterima, banyak nya penjualan, keuntungan yang diharapkan, hasil investasi, dan persoalan lain yang menarik bagi manajer senior. Komunikasi ke atas biasanya lewat mekanisme kotak saran, survey karyawan kebijaksanaan pintu terbuka, laporan sistem informasi manajemen, dan percakapan dengan berhadapan secara langsung anata pekerja dan para eksekutif, hingga kotak kepemimpinan online. Hambatan komunikasi ke atas ini biasanya berasal dari para manajer yang mungkin tidak mendengarkan masalah karyawan atau para karyawan mungkin tidak sepenuhnya mempercayai manajer untuk mendorong informasi ke atas. Bentuk komunikasi formal yang ketiga yaitu komunikasi Horizontal yaitu pertukaran pesan-pesan secra lateral diagonal diantar teman-teman sekerja atau sesama pekerja. Bentuk komunikasi ini ersifat koordinatif dan merupakan hasil dari konsep spesialisasi organisasi. Komunikasi lateral selain membantu koordinasikegiatan lateral juga menghindarkan pemecahan masalah yang lambat.

4.2. Saluran Komunikasi Tim

Dalam perusahaan pada sat ini, tim-tim merupakan fondasi bangunan utama organisasi. Komunikasi tim-tim secara umum ada dua yaitu : A. komunikasi tersentralisasi yaitu struktur komunikasi dimana para anggota tim berkomunikasi lewat satu individu untuk menyelesaikan masalah atau membuat keputusan. B. Komunikasi terdesentralisasi yaitu struktur komunikasi dimana anggota-anggota tim berkomunikasi secara bebas satu sama lain dan membuat keputusan bersama. Jaringan komunikasi tersentralisasi mancapai solusi-solusi yang lebih cepat untuk masala-masalah sederhana karena para anggota adapat meberikan informasi yang relevan untuk orang pusat guna mendapatkan satu keputusan. Komunikasi terdesentralisasi lebih lambat dlam menyelesaikan masalah-masalah sederhana karena informasi diberikan diantara para individu sehingga pada akhirnya seseorang menyatukan informasi tersebut dan menyelesaikan masalah. Nmaun untuk masalah-masalah yang kompleks, komunikasi terdesentarlisasi lebih cepat dalam menyelesaikan masalah karena informasi yang dibutuhkan tidak dibatasi untuk satu orang sehingga pengumpulan informasi yang dilakukan melalui komunikasi dapat meberikan masukan lebih banyak dalam pembuatan keputusan.

4.3. Saluran Komunikasi Informal

Saluran komunikasi informal merupakan saluran komunikasi yang berada di luar saluran-saluran yang sah secara formal tanpa berkenaan dengan otoritas hirarki organisasi. Komunikasiinformal hidup berdampingan dengan komunikasi formal, namun secraa hirarkis memotong rantai komando vertikal untuk berhubungan secara virtual dalam organisasi. Dua tipe saluran informasi yang sering digunakan dalam banyak organisasi adalah manajemen dengan berkeliling dan desas-desus. Manajemen berkeliling adalah teknik komuikasi dimana para manajer berinteraksi secra langsung dengan pekerja untuk bertukar informasi. Para manajer dapat mendeskripsikan ide-ide dan nilai-nilai penting kepada para karyawan untuk kemudian mempelajari masalah-masalah serta isu-isu yang dihadapi para karyawan. Desas-desus adalah jaringan komunikasi informal orang ke orang para karyawan yang tidak secxra resmi disetujui oleh organisasi. Desas-desus menghubungkan para karyawan di semua direksi, dimuali dari direktur, melewati manajemen menengah, staf pendukung dan apara karyawan.

5. Berkomunikasi Di Lingkungan Kerja Baru

Lingkungan kerja baru berfokus pada komunikasi terbuka, dialog, serta umpan balik dan pembelajaran.

5.1. Komunikasi Terbuka

Komunikasi terbuka berari berbagi semua tipe informasi di seluruh perusahaan , lintas tingkat fungsional, dan hiearkis. Komunikasi terbuka berjalan berlawanan denganaliran tradisional informasi selektif ke bawah dari para supervisor ke para bawahan. Dengan meniadakan hierarkis dan departemenntal konvensioal dapat memberikan ide dari para karyawan.

5.2. Dialog

Dialog adalah proses komunikasi kelompok yang dimaksudkan untuk menciptaka satu budaya yang berdasarkan pada kolaborasi, fluidiitas, kepercayaan, dan komitmen menuju tujuan-tujuan yang sama. Cara yang berguana untuk mendeskripsika dialog yaitu dengan mebandingkannya dnega diskusi. Fokus dialog adalah menampakkan perasaan dan membangun dasar yang sama. Hasil dialog diberi ciri dengan kesatuan kelompok, arti yang sama, dan pola pikir yang berubah.

5.3. Umpan Balik Dan Pembelajaran

Umpan balik menggunakan komunikasi dan evaluasi untuk mebantu organisasi belajar dan berkembang. Umpan balik memungkinkan para manajer untuk menentukan apakah mereka berhasil atau tidak berhasil dalam berkomunikasi dengan orang lain. Umpan balik yang difokuskan oleh manajer dapat mebantu mengembangkan kapasitas para bawahan dan mengajari organisasi cara yang lebih baik agar dapat meraih tujuan-tujuannya.

6. Hambatan-Hambatan Komunikasi

Hambatan-hambatan dapat dikategorikan sebagai hambatan pada tingkat individual dan pada tingkat organisasional.

6.1. Hambatan Individu

Hambatan-hambatan individu yang sering terjadi yaitu : a. Hambatan antar perseorangan meliputi masalah-masalah dengan emosi dan persepsi yang dimiliki oleh para karyawan b. Memilih saluran atau medium yang salah c. Semantik, yaitu ketika penggunaan kata-kata yang menyinggung arti kata-kata dan cara kata-kata tersebut digunakan. d. Pengiriman isyarat yang tidak konsisten antara komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.

6.2. Hambatan Organisasional

Hambatan organisasional menyinggung faktor-faktor untuk organisasi sebagai satu kesatuan, yaitu : a. Perbedaan status dan kekuasaan . Orang-orang yang memiliki kekuasaan rendah mungkin akan segan untukmmenyampaikan berita buruk ke kekuasaan yang lebih tinggi yang kemudian memberikan kesan yang lebih buruk bagi tingkat-tingkat yang lebih tinggi. b. Perbedaan lintas departemen dalam bentuk kebutuhan dan dan tujuan menggangu komunikasi. c. Ketiadaan saluran-saluran formal sehingga mengurangi efektifitas komunikasi. d. Aliran komunikasi yang tidak sesuai dengn tugas organisasi atau tim. e. Koordianasi yang buruk sehingga bagian-bagian organisasi yang berbeda bekerja dalam keadaan terasing tanpa mengetahui dan mengerti apa yang dilakukan oleh bagian-bagian lain.

7. Mengatasi Hambatan Komunikasi

7.1. Ketrampilan Individu

Cara mengatasi hambatan komunikasi individual yaitu : a. mendengarkan dengan aktif b. individu harus memilih saluran yang tepat c. pengirim dan penerima harus mengerahkan usaha khusus untuk memahami perspektif masing-masing d. Mengaktifkan sistem manajemen dengan berkeliling sehingga para manajer harus meluangkan waktu untuk keuar kantor guna berkomunikasi dengan bawahan.

7.2. Tindakan Organisasional

Hal-hal yang perlu dilakukan dalam mengatasi hambatan komunikasi organisasional yaitu : a. Menciptakan suasana kepercayaan dan keterbukaan melalui komunikasi terbuka dan dialog b. Mengembangkan dan menggunakan saluran-saluran informasi formal di semua direksi c. Manajer harus mendukung penggunaan saluran multiple termasuk komunikasi komunikasi formal dan komunikasi nonformal d. Struktur harus sesuai dengan kebutuhan komunikasi

PENULIS

Dr. Ir. Pudji Purwanti, MP

Mochammad Fattah, S.Pi, M.Si

Dosen Fpik Universitas Brawijaya

EDITOR

Gery Purnomo Aji Sutrisno

Fpik Universitas Brawijaya Angkatan 2015

REFERENSI

Richard L. Daft. 2003. Management, Edisi 6. Salemba Empat : Jakarta

Hani Handoko, 2003. Manajemen Edisi ke 2. BPFE Yogyakarta.

PROPAGASI

A. Latihan dan Diskusi (Propagasi vertical dan Horizontal)